Công tác số hoá hồ sơ của Công an tỉnh Thanh Hoá - Kết quả đạt được và một số bài học kinh nghiệm

 Số hoá hồ sơ là bước đi then chốt trong lộ trình chuyển đổi số của Công an tỉnh Thanh Hoá, góp phần hiện đại hóa quản lý, nâng cao hiệu quả chỉ huy, điều hành và phục vụ nghiệp vụ, đồng thời xây dựng lực lượng Công an chính quy, tinh nhuệ, hiện đại.

Cán bộ, chiến sĩ Công an tỉnh Thanh Hoá
thực hiện công tác số hoá hồ sơ

 

Công tác số hoá hồ sơ, tài liệu là một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong lộ trình chuyển đổi số quốc gia theo tinh thần Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”; Đề án 06 về “Phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025, tầm nhìn đến năm 2030” của Chính phủ.

Đối với lực lượng Công an nhân dân, việc số hoá hồ sơ, tài liệu được cụ thể hoá trong các đề án của Bộ Công an về xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia, Chính phủ điện tử và đặc biệt là Đề án “Hiện đại hoá công tác hồ sơ nghiệp vụ Công an nhân dân”.

Công tác này được xác định là yêu cầu cấp thiết nhằm từng bước hiện đại hóa công tác quản lý hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ, phục vụ kịp thời công tác chỉ huy, điều hành và nghiệp vụ chuyên sâu; bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin, nâng cao hiệu quả lưu trữ, tra cứu và khai thác; giảm khối lượng hồ sơ giấy, tiết kiệm chi phí và diện tích kho lưu trữ, đồng thời hạn chế tình trạng hồ sơ, tài liệu hư hỏng, xuống cấp; góp phần thực hiện thắng lợi Chương trình chuyển đổi số của Bộ Công an, hướng tới xây dựng lực lượng Công an chính quy, tinh nhuệ, hiện đại.

Đối với Công an tỉnh Thanh Hoá, số hoá hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ được xác định là một chủ trương lớn của Bộ Công an và là nhiệm vụ quan trọng trong xu hướng phát triển hiện nay. Việc này góp phần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ, chuyển đổi trạng thái làm việc từ “truyền thống” sang “hiện đại”, từ “thủ công” sang “điện tử”, phục vụ kịp thời, hiệu quả cho công tác tra cứu, khai thác và quản lý thông tin hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ trên các hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử.

Công an tỉnh Thanh Hoá là một trong những địa phương có khối lượng hồ sơ nghiệp vụ lưu trữ rất lớn thuộc top đầu cả nước (gần 40 triệu trang tài liệu). Với quyết tâm hoàn thành 100% chỉ tiêu Bộ giao trong thời gian ngắn nhất, Đảng uỷ Công an tỉnh Thanh Hóa đã thống nhất chủ trương, chỉ đạo Phòng Hồ sơ nghiệp vụ và các đơn vị có liên quan tham mưu Giám đốc ban hành các kế hoạch cao điểm thực hiện công tác số hoá hồ sơ tài liệu nghiệp vụnhằm tăng cường lực lượng, trang thiết bị và phân công gắn trách nhiệmcụ thể cho Thủ trưởng các đơn vị để triển khai thực hiện với mục tiêu xong quét, số hoá xong toàn bộ hồ sơ tài liệu nghiệp vụ lưu trữ trước 31/12/2025.

Dưới sự chỉ đạo quyết liệt, trực tiếp, sát sao của Đảng uỷ, Giám đốc Công an tỉnh trong quá trình thực hiện, cùng sự phối hợp chặt chẽ của các đơn vị nghiệp vụ, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh Thanh Hoá đã hoàn thành việc số hoá 100% toàn bộ hồ sơ, tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Công an cấp huyện vận chuyển về (sau khi giải thể công an cấp huyện) và hồ sơ tài liệu phát sinh (gần 40 triệu trang tài liệu).

Bên cạnh đó, Phòng đã hoàn thành hiệu quả việc xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử tập trung, đảm bảo chất lượng dữ liệu, tính chính xác, bảo mật và tạo tiền đề quan trọng cho việc tra cứu, khai thác thông tin, dữ liệu nhanh chóng, kịp thời cho công tác đấu tranh phòng chống tội phạm và các công tác khác. Đồng thời, nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin của cán bộ, chiến sĩ trong phòng Hồ sơ nghiệp vụ nói riêng và cán bộ chiến sỹ tăng cường thực hiện số hóa nói chung.

Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện công tác này, Công an tỉnh Thanh Hoá cũng gặp một số khó khăn, bất cập, như: khối lượng hồ sơ lớn, gồm nhiều loại tài liệu cũ, hư hỏng, gây trở ngại cho công tác quét và phân loại; một số trang thiết bị trong giai đoạn đầu chưa đồng bộ, tốc độ xử lý hạn chế, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ số hoá và khai thác hồ sơ trên các hệ thống điện tử.

Cán bộ, chiến sĩ Công an tỉnh Thanh Hoá
thực hiện công tác số hoá hồ sơ

 

Từ những kết quả đạt được và cả những khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai, Công an tỉnh Thanh Hoá đã rút ra một số bài học kinh nghiệm quý báu, làm cơ sở để tiếp tục hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác số hoá hồ sơ, tài liệu. Cụ thể như sau:

Thứ nhất, sự lãnh đạo và chỉ đạo quyết liệt, sâu sát của Đảng ủy, Ban Giám đốc Công an tỉnh là yếu tố then chốt. Đây là nhiệm vụ trọng tâm trong lộ trình chuyển đổi số của lực lượng Công an Thanh Hoá; do đó, trong quá trình triển khai cần phân công cụ thể, “rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm”, xác định đầu mối chịu trách nhiệm cho từng khâu công việc, đồng thời gắn trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị và cá nhân phụ trách với kết quả, tiến độ thực hiện.

Bên cạnh đó, cần thực hiện nghiêm túc quy trình số hoá hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ theo hướng dẫn của Bộ Công an. Để bảo đảm chặt chẽ trong quản lý hồ sơ và chất lượng hình ảnh quét, cần xây dựng nội quy phòng máy, quy định giao nhận tài liệu, phân công cán bộ trực theo dõi quá trình thực hiện, đồng thời kịp thời kiểm tra, chấn chỉnh những trường hợp vi phạm quy trình hoặc không đảm bảo chất lượng.

Ngoài ra, việc giao chỉ tiêu, xác định thời gian thực hiện và kiểm tra, giám sát thường xuyên đã tạo chuyển biến rõ rệt về nhận thức và ý thức trách nhiệm của cán bộ, góp phần bảo đảm tiến độ và chất lượng toàn bộ công tác số hoá.

Thứ hai, huy động tối đa lực lượng và trang thiết bị. Ngoài việc huy động 100% cán bộ, chiến sĩ của Phòng Hồ sơ nghiệp vụ, Công an tỉnh đã chỉ đạo huy động tối đa lực lượng từ các phòng nghiệp vụ và công an cấp xã để tham gia thực hiện số hoá, đảm bảo tiến độ, chất lượng và hiệu quả cao nhất, với tổng số 100 cán bộ, chiến sĩ được huy động.

Đồng thời, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ phối hợp với các đơn vị liên quan rà soát, đánh giá và thống kê trang thiết bị sẵn có, từ đó xây dựng phương án tạm thời trưng dụng phục vụ công tác số hoá, với phương châm tận dụng tối đa cơ sở vật chất hiện có, tiết kiệm thời gian và chi phí mà không ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của các đơn vị.

Thứ ba, công tác phối hợp đồng bộ, chặt chẽ giữa các đơn vị. Việc số hoá hồ sơ đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa Phòng Hồ sơ nghiệp vụ với các phòng Tham mưu, Tổ chức cán bộ, Hậu cần và công an cấp xã.

Sự phối hợp đồng bộ, thống nhất trong quy trình chuẩn bị, quét, lưu trữ, kiểm tra và vận hành dữ liệu là yếu tố then chốt bảo đảm tính chính xác, thống nhất và an toàn thông tin trên toàn hệ thống.

Thứ tư, sự nỗ lực và cố gắng của lực lượng tham gia số hoá. Trong quá trình triển khai, cán bộ, chiến sĩ đã phát huy tinh thần trách nhiệm, kỷ luật và sáng tạo, không ngại khó khăn, làm việc với cường độ cao để bảo đảm tiến độ và chất lượng công việc.

Các cán bộ, chiến sĩ còn chủ động đề xuất sáng kiến, cải tiến quy trình quét và xử lý dữ liệu, góp phần rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu quả thực hiện. Chính tinh thần vượt khó, trách nhiệm và đoàn kết này là yếu tố quyết định giúp Công an tỉnh Thanh Hoá hoàn thành mục tiêu số hoá 100% hồ sơ, tài liệu lưu trữ và phát sinh, tạo tiền đề quan trọng cho công tác quản lý, tra cứu và phục vụ nghiệp vụ trong tình hình mới.

Công tác số hoá hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ là nhiệm vụ quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, phục vụ kịp thời công tác nghiệp vụ của lực lượng Công an tỉnh Thanh Hoá trong tình hình mới.

Để duy trì và phát huy kết quả đã đạt được, cần tiếp tục đầu tư, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, bảo đảm an toàn thông tin; thường xuyên rà soát, cập nhật dữ liệu; đồng thời tổ chức tập huấn, bồi dưỡng chuyên sâu về kỹ năng số hoá và quản trị cơ sở dữ liệu cho đội ngũ cán bộ, chiến sĩ.

Bên cạnh đó, cần phát huy tinh thần đoàn kết, sáng tạo, kỷ luật và trách nhiệm, quyết tâm xây dựng lực lượng Hồ sơ nghiệp vụ Công an Thanh Hoá ngày càng chính quy, tinh nhuệ, hiện đại, đáp ứng tốt yêu cầu lãnh đạo, chỉ huy và nghiệp vụ chuyên sâu của toàn lực lượng.

Hoàn thành số hoá 100% hồ sơ, tài liệu lưu trữ và phát sinh đã khẳng định tinh thần trách nhiệm, phối hợp nhịp nhàng và sáng tạo của cán bộ, chiến sĩ. Đây là nền tảng vững chắc để tiếp tục nâng cao hiệu quả quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin và xây dựng lực lượng Hồ sơ nghiệp vụ chuyên nghiệp, hiện đại, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới.

Học viên: Đặng Thị Phương Thảo

Lớp: TCLLCT A3.K52A

Đơn vị công tác: Công an tỉnh Thanh Hoá

---------------------------

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Báo cáo Quyết tâm đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công tác số hóa hồ sơ, tài liệu (đăng tải trên Cổng thông tin điện tử Bộ Công an ngày 11/7/2025; Cổng thông tin điện tử Công an tỉnh Thanh Hóa ngày 24/11/2025).

2. Báo cáo về đẩy mạnh số hóa, hiện đại hóa công tác lưu trữ điện tử trong Công an nhân dân (đăng tải trên Cổng thông tin điện tử Bộ Công an ngày 30/9/2025).

3. Các báo cáo sơ kết, tổng kết của Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh Thanh Hóa.

4. Tham luận của đồng chí Thượng tá Đỗ Quang Huy- Trưởng phòng Hồ sơ nghiệp vụ, Công an tỉnh Thanh Hóa về công tác số hóa hồ sơ tài liệu nghiệp vụ tại Hội thảo khoa học “Công tác số hóa, xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử - thực trạng và giải pháp” của Bộ Công an.