Trang chủ / Khoa học - thông tin - tư liệu / Bài viết chuyên đề

Tăng cường công tác quản lý hồ sơ lưu trữ về đào tạo, bồi dưỡng ở Trường Chính trị tỉnh Thanh Hóa trong giai đoạn hiện nay

Đăng lúc: 13:20:46 16/06/2020 (GMT+7)1248 lượt xem

Lê Thị Xuân Hương
Phó Trưởng phòng QLĐT&NCKH

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được coi là tài sản có ý nghĩa rất lớn về mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ gồm bản chính hoặc bản sao hợp pháp được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân; được thu thập, chỉnh lý, thống kê và bảo quản phục vụ cho việc tra cứu, cung cấp thông tin và các hoạt động thực tiễn khác. Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ nói chung, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ về công tác đào tạo, bồi dưỡng nói riêng có ý nghĩa rất quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước cũng như trong các nhà trường.

Trường Chính trị tỉnh Thanh Hóa có chức năng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý của hệ thống chính trị cấp cơ sở; cán bộ, công chức, viên chức ở địa phương về lý luận chính trị - hành chính; kiến thức về một số lĩnh vực khác, tham gia tổng kết thực tiễn, nghiên cứu khoa học (theo Quyết định số 2943-QĐ/TU ngày 02/5/2019 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy Thanh Hóa). Theo đó, việc quản lý hồ sơ lưu trữ về đào tạo, bồi dưỡng là một trong những công việc quan trọng của nhà trường.

*Đối với hồ sơ đào tạo(gồm đào tạo Trung cấp Lý luận chính trị - hành chính, Trung cấp Pháp lý, Trung cấp Văn thư - Lưu trữ)

Việc lưu trữ hồ sơ đào tạo Trung cấp Pháp lý, Trung cấp Hành chính - Văn thư được thực hiện đầy đủ, đúng yêu cầu vì đây là các hệ đào tạo Trung cấp chuyên nghiệp, có sự kiểm soát chặt chẽ của Sở Giáo dục và Đào tạo (trước đây còn có sự kiếm soát của Sở Tư pháp). Tuy nhiên, các loại hồ sơ này cũng cần được bảo quản cẩn thận hơn, tránh để ẩm mốc, mối mọt vì đây là loại hồ sơ lưu không thời hạn. Các khóa, các lớp cần xếp gọn gàng, khoa học để phục vụ việc tra cứu, cung cấp thông tin được nhanh chóng, dễ dàng.

Việc lưu trữ hồ sơ Trung cấp Lý luận chính trị (nay là Trung cấp Lý luận chính trị - hành chính) về cơ bản đầy đủ, đúng thời hạn. Các loại hồ sơ như sổ đăng bạ học viên được ghi chép cẩn thận, khi chưa quy định có sổ cấp bằng riêng thì người nhận bằng ký nhận ở sổ đăng bạ. Các cuốn sổ được xếp lần lượt theo các khóa học. Tuy nhiên, một số hồ sơ lưu trữ ở một số năm trước đây chưa được bảo quản cẩn thận, ghi chép còn thiếu thông tin. Việc sắp xếp, lưu trữ có lớp chưa khoa học khiến việc tra cứu có lúc còn mất nhiều thời gian tìm kiếm. Sổ ghi chép việc cấp lại bằng, chứng nhận cho học viên trước đây chưa được rõ ràng, đôi lúc còn ghi thiếu. Hiện nay, tình trạng này đang dần được khắc phục để việc lưu trữ được nề nếp, bài bản hơn.

*Đối với hồ sơ bồi dưỡng

Những năm gần đây, việc lưu trữ hồ sơ bồi dưỡng được Ban Giám hiệu chỉ đạo, các bộ phận liên quan đã chấn chỉnh để việc lưu trữ hồ sơ bồi dưỡng đi vào nề nếp, bài bản và khoa học hơn. Ngoài những hồ sơ (theo lớp, theo năm) đã lâu không thể khắc phục được, nhà trường đã sắp xếp, chỉnh lý, thống kê đầy đủ các hồ sơ cần lưu trữ của mảng bồi dưỡng này. Trước đây, một phần do lịch sử để lại, một phần sự quan tâm trong quản lý loại việc này còn xem nhẹ, khiến cho việc tra cứu, xác nhận, cung cấp thông tin còn gặp phải khó khăn nhất định. Trong thời gian tới, việc quản lý cấp chứng chỉ, cấp giấy chứng nhận cần chặt chẽ, đầy đủ thủ tục hơn; đối với các lớp bồi dưỡng ít ngày (từ 01 tuần trở xuống) không cấp chứng chỉ, chứng nhận thì việc lưu sổ, lưu danh sách học viên cũng cần được thực hiện bài bản hơn.

Để công tác quản lý hồ sơ hồ sơ đào tạo, bồi dưỡng đi vào nề nếp, đúng quy định về lưu trữ, phục vụ công tác tra cứu một cách khách quan, bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng và tiết kiệm; xuất phát từ thực tế công tác quản lý hồ sơ lưu trữ của nhà trường, bài viết xin được đưa ra một số ý kiến về công tác này như sau:

1. Các loại hồ sơ về đào tạo, bồi dưỡng cần được lưu trữ đầy đủ

- Hồ sơ Trung cấp lý Luận chính trị - hành chính: Gồm các văn bản, sổ sách sau: Quyết định thành lập Hội đồng tuyển sinh kèm biên bản họp Hội đồng; Quyết định công nhận học viên kèm danh sách học viên; Quyết định bổ sung học viên (nếu có); Quyết định Ban chỉ đạo lớp học (đối với các lớp không tập trung ngoài trường); Quyết định chủ nhiệm (đối với các lớp tập trung, không tập trung tại trường); Kế hoạch đào tạo; Quyết định công nhận Ban cán sự lớp; Sổ ghi đầu bài; Danh sách kiểm tra văn bằng (có chữ ký của chủ nhiệm, Phòng QLĐT & NCKH; lãnh đạo Trung tâm Chính trị nơi mở lớp); Bảng danh sách điểm thi hết môn (11 môn học, phần học); Quyết định thành lập Hội đồng thi và xét tốt nghiệp kèm biên bản của 02 phiên họp Hội đồng; Quyết định công nhận tốt nghiệp và cấp bằng tốt nghiệp; Quyết định khen thưởng học viên; Sổ phát bằng, sổ đăng bạ học viên.

- Hồ sơ bồi dưỡng:

+ Đối với các lớp bồi dưỡng cấp chứng chỉ: Gồm các văn bản, sổ sách sau:Quyết định mở lớp kèm danh sách học viên; Quyết định bổ sung học viên (nếu có);Quyết định Ban chỉ đạo, Ban quản lý lớp; Kế hoạch bồi dưỡng;Danh sách kiểm tra văn bằng (có chữ ký của chủ nhiệm, Phòng QLĐT & NCKH; Quyết định thành lập Hội đồng xét tuyển, xét tốt nghiệp kèm biên bản của các phiên họp Hội đồng; Quyết định công nhận hoàn thành chương trình và cấp chứng chỉ (kèm danh sách học viên);Quyết định khen thưởng học viên.Sổ cấp chứng chỉ; Sổ ghi đầu bài hoặc lịch học.

+ Đối với các lớp bồi dưỡng không cấp chứng chỉ: Gồm các lớp có thời gian bồi dưỡng từ 01 tuần trở xuống: Quyết định (hoặc công văn) về việc mở lớp; danh sách học viên.

2. Quy trình lưu trữ hồ sơ và tiêu hủy hồ sơ

- Quy trình lưu hồ sơ: Bộ phận lưu trữ hồ sơ thuộc Phòng Quản lý đào tạo và nghiên cứu khoa học chịu trách nhiệm thu nhận các lợi hồ sơ, sổ sách, dữ liệu (kể cả phần mềm); phân loại một cách rõ ràng theo ngành đào tạo, bồi dưỡng xếp theo khóa học, (năm học) hoặc theo chương trình bồi dưỡng; để vào các khu vực (các ngăn) đã được định trước. Kinh nghiệm cho thấy lưu hồ sơ theo từng năm, từng khóa học sẽ thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin sau này.

Nguyên tắc nhận hồ sơ: Bảo đảm các hồ sơ, tài liệu, dữ liệu, sổ sách đã được giải quyết xong trước khi đưa vào kho lưu trữ.

Hồ sơ lưu trữ khi giao nhận phải được ghi sổ hoặc lập biên bản, ghi rõ số lượng, tình trạng hồ sơ, người giao và người nhận (ký, ghi rõ họ tên).

Đánh số hồ sơ, ghi chú, ghi danh mục rõ ràng.

-Quy trình tiêu hủy hồ sơ: Việc tiêu hủy hồ sơ đào tạo, bồi dưỡng sau khi hết thời hạn lưu trữ phải được lập thành biên bản và lưu ở nơi lưu trữ.

Quá trình tiêu hủy phải có đại diện Ban Giám hiệu, Lãnh đạo Phòng Quản lý đào tạo và nghiên cứu khoa học, bộ phận có liên quan (như tiêu hủy khóa luận tốt nghiệp liên quan đến việc lưu trữ của Phòng Tổ chức, hành chính, thông tin, tư liệu). Các thành viên cùng ký tên vào biên bản.

3. Thời hạn lưu

- Đối với bài và điểm đào tạo:

Bài thi hết phần, bài thu hoạch lưu ít nhất 01 năm; bài thi tốt nghiệp, khóa luận tốt nghiệp lưu ít nhất 02 năm.

Điểm thi (gồm điểm thi hết phần, điểm thi tốt nghiệp), điểm thu hoạch, điểm khóa luận tốt nghiệp lưu không thời hạn.

-Đối với bài và điểm bồi dưỡng:

Bài kiểm tra, tiểu luận, đề án, thu hoạch cuối khóa lưu ít nhất 06 tháng.

Điểm kiểm tra, tiểu luận, đề án, thu hoạch cuối khóa lưu không thời hạn.

- Đối với các loại hồ sơ khác: Lưu vĩnh viễn hoặc lưu theo hiệu lực pháp lý của văn bản, trả về cho học viên, lưu theo khóa học như: Lưu hồ sơ tuyển sinh, bảo lưu kết quả học tập của học viên …

4. Quản lý hồ sơ lưu trữ

- Chỉ đạo, điều hành: Ban Giám hiệu tiếp tục chỉ đạo việc hoàn thiện công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ; chỉ đạo đầu tư, mua sắm trang thiết bị, phương tiện bảo quản cần thiết.

Các bộ phận tham mưu nhanh chóng đề xuất các biện pháp, đôn đốc, sắp xếp để công tác quản lý hồ sơ, dữ liệu được hoàn tất. Đồng thời rà soát, thống kê tình trạng hồ sơ; thường xuyên kiểm tra, theo dõi việc lưu trữ hồ sơ.

- Trách nhiệm lưu và quản lý:

*Phòng Quản lý đào tạo và nghiên cứu khoa học:

Đối với đào tạo Trung cấp Lý luận chính trị - hành chính: Lưu bài thi hết phần, bài thu hoạch, bài thi tốt nghiệp; điểm thi hết phần, điểm thu hoạch, điểm thi tốt nghiệp, điểm khóa luận tốt nghiệp.

Đối với bồi dưỡng: Lưu bài kiểm tra, tiểu luận, đề án, thu hoạch cuối khóa; điểm kiểm tra, tiểu luận, đề án, thu hoạch cuối khóa.

*Phòng Tổ chức, hành chính, thông tin, tư liệu:

Lưu khóa luận tốt nghiệp tại thư viện.

- Cấp lại bằng tốt nghiệp, cấp giấy chứng nhận, cấp giấy xác nhận

*Đối với cấp lại bằng tốt nghiệp Trung cấp Lý luận chính trị - hành chính:

Cấp lại bằng bị hỏng: Người đề nghị cấp lại phải có đơn trình bày rõ lý do và kèm theo bằng hỏng để đối chiếu, thu hồi.

Cấp lại bằng bị mất: Người đề nghị cấp lại phải có đơn trình bày rõ lý do, có xác nhận của cơ quan công an và thủ trưởng cơ quan, đơn vị đang công tác hoặc chính quyền địa phương nơi cư trú.

Sau khi tiếp nhận đơn, Trưởng phòng Quản lý đào tạo và nghiên cứu khoa học kiểm tra, đối chiếu với Sổ gốc bằng, nếu đúng thì đề nghị Hiệu trưởng cấp lại bằng. Bằng cấp lại có chữ “CẤP LẠI” bằng mực đen bên dưới số hiệu bằng.

* Đối với cấp lại chứng chỉ, cấp giấy chứng nhận hoàn thành chương trình:

Chứng chỉ bị hỏng: Thủ tục và trình tự cấp lại giống như trường hợp cấp lại bằng hỏng.

Chứng chỉ bị mất: Thủ tục làm đơn và tiếp nhận đơn giống như trường hợp cấp lại bằng bị mất, nhưng sau khi kiểm tra, đối chiếu với Sổ gốc hoặc hồ sơ lớp học, nếu đúng thì đề nghị Hiệu trưởng cấp Giấy chứng nhận hoàn thành khóa học (không cấp lại chứng chỉ). Giấy chứng nhận hoàn thành khóa học có giá trị sử dụng như chứng chỉ.

* Đối với cấp giấy xác nhận:

Trường hợp không thuộc quy định cấp lại bằng, cấp lại chứng nhận; sau khi tiếp nhận đơn đề nghị, Trưởng phòng Đào tạo và nghiên cứu khoa học kiểm tra, đối chiếu, nếu đúng đề nghị Hiệu trưởng cấp giấy xác nhận. Thủ tục và trình tự cấp giấy xác nhận giống như trường hợp cấp giấy chứng nhận.

Lưu ý: Các trường hợp cấp lại bằng, cấp lại chứng chỉ, cấp giấy chứng nhận, cấp giấy xác nhận phải được ghi sổ: Lưu số vào sổ, các thông tin cá nhân để tra cứu, theo dõi khi cần thiết.

5. Các điều kiện bảo đảm cho công tác quản lý hồ sơ lưu trữ

- Kho lưu trữ:

Cần có kho lưu trữ, kho phải được thiết kế đúng quy định về lưu trữ hồ sơ; không lấy phòng tạm làm kho để hồ sơ được lưu trữ, bảo quản lâu dài, vĩnh viễn.

Kho lưu trữ phải bảo đảm nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng; thông thoáng, tránh được mối, mọt, ẩm mốc; tránh côn trùng khác phá hỏng, tránh hỏa hoạn.

Trong kho phải có đầy đủ: Giá, kệ, tủ đựng, bìa, hộp cặp; phân thành các khu vực cho các loại hồ sơ thuộc các ngành đào tạo, bồi dưỡng khác nhau.

Có các công cụ làm vệ sinh (chổi, khăn lau, nước rửa tay diệt khuẩn …)

- Trang thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ lưu trữ:

Có máy tính riêng quản lý công tác lưu trữ hồ sơ (nếu có thể); lưu hồ sơ bằng bản cứng và phần mềm vào máy tính; những hồ sơ đã có bản cứng mà chưa lưu bản mềm, phải bổ sung lưu đầy đủ.

Hiện tại, nhà trường đang tập huấn phần mềm quản lý đào tạo cho đội ngũ cán bộ, giảng viên; đề nghị lập thêm file quản lý công tác này.

- Cán bộ làm công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ:

Cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ thuộc Phòng Quản lý đào tạo và nghiên cứu khoa học chịu trách nhiệm hoàn thiện sắp xếp, trình bày ngăn nắp, khoa học; cần học hỏi thêm về nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ; làm sơ đồ danh mục lưu trữ hồ sơ, dữ liệu.

Các loại văn bản, sổ sách được sắp xếp ngăn nắp, đúng quy định về lưu trữ; bảo đảm dễ tra cứu, tìm kiếm.

Có danh mục các loại hồ sơ, tài liệu phục vụ tra cứu (sơ đồ,sổ ghi danh mục)

Tăng cường công tác bồi dưỡng, tập huấn về công tác lưu trữ cho cán bộ làm công tác lưu trữ, giúp họ nâng cao nghiệp vụ cũng như sử dụng thành thạo phần mềm quản lý về công tác này.

Các tin khác