Trang chủ / Cuộc thi thuyết trình ý tưởng

Đẩy mạnh ứng dụng phần mềm quản lý góp phần nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả phục vụ hoạt động đào tạo, bồi dưỡng tại Trường Chính trị tỉnh Thanh Hóa

Đăng lúc: 13:30:49 31/03/2015 (GMT+7)1071 lượt xem

Lê Minh Nguyệt

Giảng viên Khoa Nhà nước và Pháp luật

Chúng ta đang sống trong thời đại phát triển rực rỡ của công nghệ thông tin ở một trình độ cao, đó là số hóa tất cả các dữ liệu, luân chuyển mạnh mẽ và kết nối tất cả chúng ta lại với nhau. Trường Chính trị tỉnh Thanh hóa trong công cuộc hội nhập công nghệ thông tin đã luôn đổi mới, hoàn thiện cơ sở hạ tầng để đáp ứng nhu cầu học tập và làm việc của cán bộ, giảng viên và học viên Nhà trường. Được sự quan tâm của Ban Giám hiệu, mỗi giảng viên được cấp, hỗ trợ mua máy tính xách tay phục vụ cho việc soạn giáo án điện tử, đổi mới phương pháp giảng dạy. Các phòng làm việc tại nhà hiệu bộ được trang bị hệ thống máy tính hiện đại; tại giảng đường, nơi học viên học tập được trang bị một phòng đọc và hai phòng lap để phục vụ cho mục đích tra cứu và học thực hành của học viên với 60 máy tính bàn. Nhà trường đã đáp ứng tối đa nhu cầu sử dụng internet bằng hệ thống mạng dây và mạng không dây wifi. Mỗi máy tính bàn đều được kết nối mạng internet, mạng không dây wifi dùng cho máy tính xách tay được phủ sóng toàn trường từ nhà hiệu bộ, giảng đường đến ký túc xá của học viên. Bên cạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin, các công tác mang tính chất nghiệp vụ như công tác văn thư, công tác lưu trữ, công tác quản lý đào tạo vẫn đang được thực hiện theo phương pháp truyền thống và đã được tổ chức thực hiện khá tốt. Tuy nhiên, việc thực hiện các công tác này còn nhiều hạn chế, chưa ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ nên chưa thực sự phát huy tối đa cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của Nhà trường. Để công tác văn thư, công tác lưu trữ, công tác quản lý đào tạo hoạt động tốt hơn, tiết kiệm thời gian, công sức, hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng, đồng thời nâng cao năng xuất, chất lượng và hiệu quả công việc thì các công tác này cần phải đổi mới thông qua việc thực hiện tốt các biện pháp sau:

Thứ nhất, ứng dụng phần mềm quản lý văn bản

Văn bản là phương tiện thông tin cần thiết trong hoạt động quản lý, đáp ứng nhu cầu truyền đạt thông tin phục vụ quản lý, điều hành của lãnh đạo cơ quan, đơn vị và nhu cầu giao tiếp. Công tác quản lý văn bản chủ yếu do bộ phận văn thư của cơ quan, đơn vị đảm nhận. Vì vậy công tác văn thư đã được xem như chức năng quản lý và trở thành điều kiện không thể thiếu được đối với sự hoạt động và phát triển của Nhà trường. Tổ chức hợp lý công tác văn thư sẽ ảnh hưởng tốt đến chất lượng hoạt động quản lý của Nhà trường như tính linh hoạt, tính bền vững, tính tổ chức và tiết kiệm.

Thực tế cho thấy, công tác văn thư trong cơ quan hiện nay, bên cạnh các kết quả đạt được còn nhiều tồn tại cần thay đổi như: tình trạng quá tải đối với công tác văn thư trong việc xử lý thông tin do lượng thông tin không ngừng tăng lên; phương tiện xử lý thông tin còn nghèo nàn, thủ công, việc tổ chức công tác văn thư vẫn theo nề nếp cũ, không đáp ứng được nhu cầu mới, nhanh chóng, chính xác; việc xử lý các văn bản đến chưa phù hợp với đặc thù nghề nghiệp của Nhà trường, nhiều giảng viên bận lên lớp nên không thể trực tiếp nhận văn bản đến hoặc không có thông tin về văn bản đến dẫn đến tình trạng văn bản chậm được giải quyết; phương tiện xử lý thông tin lạc hậu nên chỉ xử lý được những tài liệu hồ sơ do chính đơn vị sản sinh ra trong một năm, mặc dù văn bản vẫn còn nằm trong tủ nhưng người soạn thảo không thể nhớ hết những văn bản, những thông tin cần thiết trước khi ban hành văn bản. Điều đó rất dễ dẫn đến việc xây dựng ban hành văn bản bị trùng lặp, chồng chéo, thậm chí mâu thuẫn với nhau.

Chính vì vậy, sử dụng phần mềm quản lý sẽ giúp cho việc quản lý văn bản của Nhà trường một cách khoa học, chính xác, tiết kiệm thời gian và giảm lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng. Có thể coi phần mềm quản lý văn bản là giải pháp phần mềm dùng chung, trao đổi thông tin, điều hành công việc và quản lý văn bản, hồ sơ công việc trên mạng nội bộ. Phần mềm hỗ trợ những tính năng như quản lý văn bản đến và đi, văn bản nội bộ, văn bản trình ký, văn bản mẫu, hồ sơ công việc, quản lý thống kê báo cáo…giúp người sử dụng có tác phong làm việc khoa học và hiệu quả.

Phần mềm quản lý văn bản thống nhất và tin học hoá các quy trình nghiệp vụ công tác văn thư, cung cấp thông tin về văn bản phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn một cách thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp thời. Phần mềm giúp nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ thông tin, từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử; từ đó nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi mang tính đột phá trong các quy trình xử lý văn bản và giải quyết công việc của cán bộ, công chức, từng bước góp phần thực hiện cải cách thủ tục hành chính. Phần mềm có thể quản lý toàn văn các văn bản của cơ quan bao gồm các văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản dự thảo, ... thực hiện gửi và nhận văn bản với các cơ quan, tổ chức, cá nhân thông qua môi trường mạng. Quản lý dữ liệu phát sinh trong quá trình luân chuyển và xử lý văn bản bao gồm các phiếu giao việc theo thẩm quyền giải quyết, phiếu trình, phiếu xử lý, theo dõi việc xử lý văn bản, các ý kiến trao đổi góp ý trong quá trình xử lý văn bản trên hệ thống mạng. Bên cạnh đó, phần mềm còn hỗ trợ thực hiện nghiệp vụ công tác lưu trữ. Để sử dụng phần mềm, mỗi cán bộ, công chức có một mã số để đăng nhập vào hệ thống mạng nội bộ. Mỗi lần đăng nhập phần mềm sẽ hiển thị văn bản, công việc mà cá nhân đó cần phải giải quyết.

Như vậy, phần mềm quản lý văn bản nếu được ứng dụng tốt sẽ đơn giản hoá quy trình nghiệp vụ công tác văn thư, giảm thời gian xử lý công việc, tiết kiệm chi phí hành chính và khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin, cung cấp thông tin về văn bản và hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ, kịp thời và tiết kiệm.

Thứ hai, ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là di sản có giá trị đặc biệt đối với bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Đây là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan được bảo quản cố định tại kho lưu trữ để khai thác, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử…Trải qua bề dầy về thời gian, khối lượng tài liệu lưu trữ tại cơ quan ngày một lớn hơn, mà công cụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hiện nay vẫn chủ yếu là các công cụ truyền thống nên gặp rất nhiều khó khăn, nhiều khi không thể thực hiện được dẫn đến việc thất lạc và gây hạn chế cho việc tra tìm tài liệu.Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ là một tất yếu trong giai đoạn hiện nay.

Theo quy trình lưu trữ hiện nay, thường sau một năm các tài liệu được chuyển về kho lưu trữ và được sắp xếp theo phông tài liệu được định trước. Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ là phần mềm cho phép lập phông lưu trữ, đưa tài liệu vào phông, mở các địa chỉ lưu trữ với một giao diện hết sức trực quan tưởng như có thể nhìn thấy các kho, giá hay hộp tài liệu. Có thể tìm kiếm cũng như lập hồ sơ tài liệu một cách nhanh chóng. Tài liệu có thể số hoá để lấy nội dung qua mạng, không nhất thiết phải tìm tài liệu tại kho lưu trữ.

Do tính chất của công tác lưu trữ liên quan đến vấn đề bảo mật thông tin nên đòi hỏi sự phân quyền truy cập. Việc phân quyền do lãnh đạo của đơn vị, phân quyền cho các thành viên tham gia hệ thống mạng. Tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của các thành viên, việc phân quyền được thực hiện theo các mức khác nhau. Quyền cao nhất dành cho cán bộ làm công tác lưu trữ quản trị mạng. Phần mềm cho phép tạo danh mục tên loại văn bản, người ký ban hành, mục lục hồ sơ, mục lục bên trong hồ sơ, các bộ thẻ tra tìm theo đặc trưng công việc. Sau khi hình thành các công cụ tra tìm, quản trị mạng có thể nhập dữ liệu bằng cách đính kèm file word, file PDF, file hình ảnh và âm thanh để hoàn thiện cơ sở dữ liệu. Đối với lưu trữ tài liệu gốc, cần phải nhập thông tin văn bản và tình trạng của văn bản để theo dõi và bảo quản. Cũng như phần mềm quản lý văn bản, hệ thống đăng nhập của phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ được quản lý bằng mã số để cán bộ, công chức dễ dàng tra tìm tài liệu.

Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ vừa quản lý dữ liệu vừabáo cáo kết quả tra tìm tài liệu theo đúng quy định do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành thống nhất trong ngành lưu trữ. Phần mềm cho phép in ấn tài liệu trực tiếp, tuỳ chọn cột dữ liệu in theo yêu cầu của người sử dụng. Ứng dụng tốt phần mềm sẽ giúp quản lý tốt tài liệu lưu trữ và tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.

Thứ ba, ứng dụng phần mềm quản lý đào tạo

Thực hiện chủ trương đổi mới, nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ tại Trường Chính trị tỉnh Thanh Hóa, giai đoạn 2011 – 2015, Nhà trường đã tực hiện nhiều biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý đào tạo. Trong đó, việc ứng dụng phần mềm quản lý đào tạo là biện pháp quan trọng, công cụ trợ giúp đắc lực cho công tác quản lý đào tạo đi vào hoạt động quy mô, thông suốt và mang lại hiệu quả cao.

Phòng Đào tạo có chức năng, nhiệm vụ xây dựng kế hoạch, điều hành, quản lý các hoạt động giảng dạy và học tập; tham mưu và giúp Ban giám hiệu trong việc triển khai thực hiện kế hoạch đào tạo, quy chế hoạt động chuyên môn, các định hướng phát triển công tác đào tạo, bồi dưỡng. Với số lượng công việc khá nhiều, việc ứng dụng phần mềm quản lý đào tạo là một biện pháp tích cực, hỗ trợ toàn diện các nghiệp vụ quản lý trong hoạt động đào tạo. Đây là phần mềm rất hữu ích giúp nâng cao năng lực quản lý đào tạo, giảm công sức và chi phí in ấn văn bản, đồng thời thông tin quản lý đào tạo được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác và khoa học. Phần mềm gồm các mục như: quản lý tuyển sinh, quản lý lớp, quản lý khoa chuyên môn, lập kế hoạch giảng dạy, thông báo của phòng đào tạo, quản lý điểm….giúp cán bộ, giảng viên và học viên Nhà trường tra cứu thông tin đào tạo một cách chủ động và kịp thời.

Hiện nay, phần mềm quản lý đào tạo đã được cài đặt tại Nhà trường nhưng chưa đưa vào sử dụng. Để đáp ứng yêu cầu công việc, Nhà trường cần nhanh chóng phổ biến quy chế sử dụng, ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý đào tạo, kết nối thông tin một cách thông suốt từ Ban Giám hiệu, các phòng và khoa chuyên môn, các thầy cô giáo bộ môn, các thầy cô giáo chủ nhiệm đến học viên. Như vậy hoạt động quản lý đào tạo sẽ vận hành theo hệ thống một cách quy mô, khoa học, tiện ích, tiết kiệm, hiệu quả hơn.

Thứ tư, giải pháp khắc phục khó khăn trong ứng dụng, sử dụng các phần mềm

Một vấn đề cần quan tâm khi đưa các phần mềm vào hoạt động ở Nhà trường, đó là người sử dụng gặp khó khăn trong quá trình tương tác với phần mềm, nhất là đối với người chưa thạo tin học. Có thể giải quyết vấn đề này như sau:

Một là, Nhà trường cần mở các lớp hỗ trợ kiến thức về tin học và cách thức sử dụng phần mềm.

Hai là, Đơn giản hóa việc đăng nhập vào phần mềm theo cách quản lý bằng dãy mã số được in cùng với thẻ cán bộ, giảng viên và học viên. Khi đăng nhập vào phần mềm, mỗi cá nhân chỉ cần nhập dãy mã số của mình để hiện lên kết quả. Thao tác đó đơn giản và rất dễ dàng cho người sử dụng.

Ba là, Hạn chế ra văn bản giấy để người sử dụng quen dần với cập nhật phần mềm hàng ngày.

Tóm lại, đẩy mạnh ứng dụng các phần mềm quản lý để nâng cao chất lượng hoạt động của công tác văn thư, công tác lưu trữ, công tác quản lý đào tạo ở Nhà trường là vấn đề tất yếu đáp ứng yêu cầu công việc đề ra. Việc ứng dụng các phần mềm quản lý không những giúp hoạt động của Nhà trường được vận hành tốt hơn mà còn tiết kiệm thời gian, công sức của cán bộ, giảng viên và học viên khi thực hiện nhiệm vụ liên quan đến văn bản, giấy tờ, góp phần nâng cao năng xuất, chất lượng, hiệu quả công việc, đưa Trường Chính trị tỉnh Thanh Hóa ngày càng phát triển vững mạnh./.

Các tin khác