Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan - Những kinh nghiệm rút ra sau Lớp tập huấn Công tác văn thư, lưu trữ của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội

 

Thực hiện Công văn số 1580-CV/VPTU ngày 15 tháng 3 năm 2017 của Văn phòng Tỉnh ủy Thanh Hóa về  việc triệu tập cán bộ tập huấn công tác văn thư, lưu trữ  và được sự đồng ý của Ban Giám hiệu Trường Chính trị tỉnh Thanh Hóa, cán bộ văn thư nhà trường đã tham gia lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội do Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng phối hợp với Văn phòng Tỉnh ủy Thanh Hóa tổ chức tại Trung tâm Bồi dưỡng cán bộ thanh thiếu niên, tỉnhThanh Hóa từ ngày 08/4 - 14/4/2017. Lớp tập huấn có 133 học viên đến từ 08 tỉnh thuộc khu vực Bắc bộ và Bắc trung bộ.

Nội dung của đợt tập huấn gồm 13 chuyên đề do đồng chí Vũ Hồng Mây, Phó Cục trưởng Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng và 02 đồng chí (Nguyễn Thị Hồng Phượng, Lê Thị Phượng) tham gia giảng dạy. Các chuyên đề đều xoay quanh những vấn đề đã và đang đặt ra hiện nay trong công tác văn thư, lưu trữ của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội. Trong đó, chuyên đề “Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan” được chú ý nhiều nhất và có ý nghĩa sâu sắc đối với các thành viên tham gia lớp tập huấn; vì công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là khâu quan trọng của một cơ quan, đơn vị. Tuy nhiên, hiện nay việc lập hồ sơ trong các cơ quan, tổ chức hầu như chưa được thực hiện một cách bài bản, khoa học, dẫn đến tình trạng lộn xộn, khó khăn trong việc tra tìm tài liệu, làm giảm hiệu quả hoạt động của cơ quan.

Thông qua học tập, trao đổi chuyên đề, giáo viên đã cung cấp cho chúng tôi những nội dung cơ bản nhất về tầm quan trọng và những bước thực hiện đúng việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, như: Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định (theo khoản 8 Điều 2 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư). Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan là nhiệm vụ bắt buộc của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc. Đối với từng cán bộ, nhân viên, công tác lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp công văn, giấy tờ khoa học và thuận tiện cho công việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, khi cần tài liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật công văn giấy tờ, nâng cao hiệu quả công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu. Đối với cơ quan, đơn vị, công tác lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ quan, phân loại công văn, giấy tờ trong cơ quan (hoặc đơn vị) một cách khoa học, quản lý hồ sơ của cơ quan được chặt chẽ, có kế hoạch lập và giữ những hồ sơ cần thiết, tránh được việc lập hồ sơ trùng lặp hoặc ngược lại, có việc cần lập hồ sơ nhưng không ai, không đơn vị nào lập. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với các đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Hồ sơ được giao nộp đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và cũng là để góp phần bảo vệ an toàn tài liệu phòng lưu trữ Quốc gia Việt Nam, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài. Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu sẽ dễ bị thất lạc, mất mát và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm.

Trên cơ sở những nội dung được tập huấn, so sánh với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của Trường Chính trị tỉnh Thanh Hóa,  chúng tôi nhận thấy, những năm gần đây công tác này đã được cải thiện rất nhiều, tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số vấn đề như: cơ sở vật chất vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về hiện đại hóa công tác văn thư nói chung, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nói riêng. Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác lưu trữ của nhà trường còn thô sơ, chưa đủ. Việc giao nhận các loại văn bản, công văn còn nhiều bất cập. Sắp xếp lưu trữ các loại văn bản của nhà trường chủ yếu bằng phương pháp thủ công. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ còn nhiều hạn chế do cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin mới bắt đầu được hình thành; hệ thống mạng Lan của trường chưa có nên việc lưu công văn đi và công văn đến mới chỉ lưu vào sổ mà chưa được lưu bản mềm; việc lập hồ sơ ngay từ ban đầu của các cá nhân, tổ chức được giao nhiệm vụ còn lập sơ sài hoặc lập chung các hồ sơ với nhau...

Từ lý luận và thực tiễn nêu trên, tôi cho rằng, việc lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ trong cơ quan, đơn vị không chỉ đơn giản chỉ là lưu trữ một tập tài liệu, mà nó liên quan đến nhiều vấn đề, liên quan với các tài liệu khác; hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Trong mỗi một cơ quan, tổ chức đều được quy định chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, vì vậy, việc lập hồ sơ phải được hình thành ngay từ ban đầu. Tuy nhiên, việc lập hồ sơ để đưa vào lưu trữ là cả một vấn đề, từ khâu tổ chức đến khâu thực hiện. Muốn làm tốt được điều này thì ngoài trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, người được giao nhiệm vụ phải có trách nhiệm trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; còn cần đến sự hiểu biết và tính chuyên nghiệp trong công tác của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. Người cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải được tập huấn thường xuyên để cập nhận những văn bản và yêu cầu mới trong công tác văn thư lưu trữ; khi thực hiện việc hướng dẫn cho các cá nhân, tổ chức khi được giao nhiệm vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ phải theo trình tự và khoa học để thuận tiện cho việc tra tìm thông tin một cách nhanh nhất. Trong quá trình theo dõi giải quyết công việc được giao, cán bộ văn thư cần thu thập đầy đủ, đúng các văn bản, tài liệu liên quan (kể cả văn bản, tài liệu phụ lục đính kèm) đưa vào hồ sơ tương ứng ngay từ khi lập hồ sơ và kết thúc hồ sơ. Đây chính là nhiệm vụ, trách nhiệm, và cũng là minh chứng thể hiện tính hiệu quả trong thực hiện công tác của người cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ.

Có thể nói, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ; nâng cao ý thức và tinh thần trách nhiệm cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ là một việc làm tất yếu, giúp xây dựng đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn, phẩm chất chính trị tốt. Qua đó, góp phần hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội. Thông qua đợt tập huấn, chúng tôi đã học hỏi được nhiều nội dung sâu sắc và ý nghĩa. Ngoài ra, chúng tôi cũng đã được giao lưu và học hỏi kinh nghiệm từ các đơn vị bạn đến từ nhiều tỉnh khác nhau, từ đó có thể vận dụng kiến thức đã được học để thực hiện hiệu quả công việc được giao.