Hôm nay:
830
Hôm qua:
1612
Tuần này:
830
Tháng này:
15238
Tất cả:
1104437

Đổi mới công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của Trường Chính trị tỉnh Thanh Hóa

Đăng lúc: 10:33:53 07/06/2018 (GMT+7)

Lê Minh Nguyệt
Giảng viên Khoa Nhà nước & Pháp luật
 
          Trường Chính trị tỉnh Thanh Hóa có chức năng, nhiệm vụ chủ yếu là đào tạo, bồi dưỡng về lý luận chính trị, quản lý nhà nước, pháp luật, nghiệp vụ công tác xây dựng Đảng, công tác đoàn thể cho cán bộ chủ chốt ở cơ sở trong tỉnh và tham gia nghiên cứu khoa học, tổng kết thực tiễn ở địa phương. Trải qua 69 năm xây dựng và trưởng thành, tập thể cán bộ, viên chức Nhà trường luôn đoàn kết, quán triệt chủ trương, Nghị quyết của Đảng; bám sát chức năng, nhiệm vụ, không ngừng đổi mới, phát triển và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Để “xây dựng Trường Chính trị tỉnh thành trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý của tỉnh và khu vực” (1), đòi hỏi Trường Chính trị tỉnh phải tiếp tục đổi mới mạnh mẽ, toàn diện các mặt hoạt động, trong đó Nhà trường xác định "đổi mới công tác quản lý là then chốt" (2).
Tất yếu để đổi mới công tác quản lý tại Trường Chính trị tỉnh Thanh Hóa cần đổi mới một công tác hết sức quan trọng, phục vụ trực tiếp cho hoạt động quản lý, đó là công tác văn thư. Công tác này là huyết mạch đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của Nhà trường. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng hoạt động quản lý; phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ; giúp mọi công việc của Nhà trường được hoạt động thông suốt, đúng tiến độ.
          Trong những năm vừa qua, Đảng ủy, Ban Giám hiệu Nhà trường đã đặc biệt quan tâm, chú trọng đến đổi mới công tác văn thư nên công tác này đã dần đạt hiệu quả cao hơn, góp phần thực hiện tốt công tác quản lý, điều hành của Nhà trường.
        Năm 2017 là năm đánh dấu sự chuyển mình đổi mới mạnh mẽ về công tác văn thư của Nhà trường. Nhằm thực hiện có hiệu quả Dự án “Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý, giảng dạy và học tập tại Trường Chính trị tỉnh Thanh Hóa, giai đoạn 2016 – 2020”, Nhà trường đã đầu tư trang bị hệ chương trình TD OFICE - hệ chương trình quản lý quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Ngày 14 tháng 6 năm 2017, Hiệu trưởng Trường Chính trị tỉnh đã ban hành Công văn số 176/TrCT-HC về việc triển khai hệ trương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc TD OFICE, quyết định chính thức ứng dụng hệ trương trình này vào công tác quản lý văn bản đi, đến của Nhà trường và gửi, nhận văn bản đi, văn bản đến của Nhà trường cho Tỉnh ủy, UBND tỉnh, các huyện, thị thông qua mạng tin học diện rộng của tỉnh từ ngày 01/7/2017. Đưa vào quản lý tất cả các văn bản đi, đến (kể cả qua đường mạng và đường Bưu điện) bằng hệ chương trình TD OFFICE. Văn bản giấy (bản gốc) được lưu trữ tại văn thư, lưu trữ của trường để phục vụ khai thác, tra cứu chung trong Nhà trường.
          Để ứng dụng được hệ chương trình TD OFFICE này trong thực tế, tất cả cán bộ, giảng viên của Nhà trường đều được tham gia lớp tập huấn sử dụng hệ chương trình. Bước đầu, việc sử dụng hệ chương trình TD OFFICE đã dần đi vào nề nếp và mang lại hiệu quả thiết thực cho hoạt động quản lý. Công tác văn thư không còn thực hiện thủ công như trước giúp cán bộ văn thư giảm các thao tác và áp lực công việc; việc sử dụng hệ chương trình làm giảm đáng kể lượng văn bản phát hành, tránh lãng phí văn phòng phẩm; cán bộ, giảng viên Nhà trường thuận lợi hơn trong việc tra cứu và cập nhật văn bản nên dù phải đi công tác xa vẫn có thể nhận và có hướng giải quyết văn bản đúng thời hạn.
          Tuy nhiên, trong thời gian đầu mới sử dụng hệ chương trình TD OFFICE, Nhà trường còn gặp phải một số vướng mắc sau:
          Một là, một số cán bộ, giảng viên còn chưa coi trọng việc sử dụng hệ chương trình TD OFFICE, coi đây là nghiệp vụ đơn thuần của cán bộ văn thư, gây khó khăn cho cán bộ này khi thực hiện nhiệm vụ.
          Hai là, một số cán bộ, giảng viên, đặc biệt là cán bộ, giảng viên lớn tuổi do hạn chế trong việc sử dụng máy tính và internet nên còn thụ động trong việc đăng nhập hệ chương trình, tra cứu văn bản, đợi cán bộ văn thư nhắc việc rồi mới giải quyết văn bản hoặc đơn thuần chỉ nhận văn bản trên tài khoản của mình mà không thực hiện thao tác giải quyết văn bản gây chậm trễ một số công việc trong hoạt động quản lý.
          Ba là, cán bộ, giảng viên Nhà trường chưa ứng dụng tối đa tiện ích mà hệ chương trình TD OFFICE có thể mang lại. Việc sử dụng hệ chương trình này hầu như mới chỉ dừng lại ở nghiệp vụ quản lý văn bản đến, văn bản đi.
          Để khắc phục những hạn chế đã nêu trên, Nhà trường cần thực hiện các giải pháp sau:
          Thứ nhất, cần nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc ứng dụng hệ chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc TD OFFICE nhằm phục vụ hoạt động quản lý của Nhà trường.
          Quản lý văn bản và hồ sơ công việc là khâu nghiệp vụ của công tác văn thư. Theo Điều 3, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao, có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư; mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, phải thực hiện nghiêm chỉnh quy định của pháp luật về công tác văn thư. Như vậy, có thể khẳng định, công tác này không chỉ đơn thuần là công việc của cán bộ văn thư. Thực chất, tất cả các cá nhân trong cơ quan, tổ chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình có liên quan đến công tác văn thư thì đều phải thực hiện những quy định về công tác văn thư. Hiện đại hóa công tác văn thư là quá trình tất yếu của mọi cơ quan, tổ chức trong thời kỳ hội nhập quốc tế. Chính vì vậy, việc ứng dụng hệ chương trình TD OFFICE cần sự vào cuộc của tất cả cán bộ, giảng viên góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng hoạt động quản lý. Nhà trường cần lồng ghép nội dung về tầm quan trọng của công tác văn thư cũng như hệ chương trình này trong các hội nghị, các cuộc họp, từ đó sẽ nâng cao nhận thức của cán bộ, giảng viên trong việc ứng dụng hệ chương trình TD OFFICE phục vụ công tác quản lý của Nhà trường.
          Thứ hai, cần bồi dưỡng kiến thức tin học và cách sử dụng hệ chương trình TD OFFICE riêng cho một bộ phận cán bộ, giảng viên Nhà trường.
          Tất cả các cán bộ, giảng viên của Nhà trường đã được tham gia lớp tập huấn sử dụng hệ chương trình TD OFFICE. Tuy nhiên, khả năng ứng dụng của mỗi người là khác nhau do trình độ tin học của mỗi người khác nhau. Vì vậy, Nhà trường cần tổ chức các lớp bồi dưỡng kiến thức tin học và cách sử dụng hệ chương trình TD OFFICE cho nhóm cán bộ giảng viên có nhu cầu để tất cả mọi cán bộ, giảng viên đều có thể chủ động sử dụng hệ chương trình, góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng của công tác quản lý.
          Thứ ba, cần ứng dụng tối đa tiện ích mà hệ chương trình TD OFFICE có thể mang lại.
          Hiện nay, việc sử dụng hệ chương trình TD OFFICE hầu như mới chỉ dừng lại ở nghiệp vụ quản lý văn bản đến, văn bản đi, chưa thực sự phát huy tối đa tiện ích mà hệ chương trình này có thể mang lại. Một số module của hệ chương trình chưa được sử dụng như module quản lý xe, module quản lý phòng họp... Để ứng dụng tối đa tiện ích của hệ chương trình TD OFFICE thì tất yếu tất cả cán bộ, giảng viên đều phải sử dụng được hệ chương trình này và nắm rõ các thao tác sử dụng phù hợp với nhiệm vụ công tác của mình. Đồng thời cán bộ, giảng viên Nhà trường cần giúp đỡ, hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình sử dụng tiến tới việc sử dụng hệ chương trình là thao tác không thể thiếu trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ.
          Tóm lại, trước yêu cầu đổi mới của Trường Chính trị tỉnh Thanh Hóa, việc đổi mới công tác Văn thư bằng cách ứng dụng hệ chương trình TD OFFICE đã đánh dấu một bước tiến quan trọng giúp công tác này hoạt động tốt hơn, tiết kiệm thời gian, công sức, hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng, đồng thời góp phần trực tiếp vào việc nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động quản lý của Nhà trường. Vì vậy, tất cả cán bộ, giảng viên của Nhà trường cần phát huy cao tinh thần trách nhiệm, chủ động ứng dụng hệ chương trình TD OFFICE trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao, góp phần xây dựng Trường Chính trị tỉnh thành trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý của tỉnh và khu vực.
 
Tài liệu tham khảo:
(1) Nghị Quyết Đại hội Đảng bộ tỉnh Thanh Hóa lần thứ XVIII.
(2) TS. Lương Trọng Thành, Tiếp tục nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ hướng tới xây dựng Trường Chính trị tỉnh Thanh Hóa đạt chuẩn giai đoạn 2018 - 2020, Tập san Nghiên cứu Lý luận và Thực tiễn Trường Chính trị tỉnh Thanh Hóa, số 29 năm 2017.
 

Khảo sát ý kiến

Bạn biết đến cổng thông tin nhà trường qua hình thức nào?