NHIỆT LIỆT CHÀO MỪNG KỶ NIỆM 114 NĂM NGÀY QUỐC TẾ PHỤ NỮ 8/3 ( 8/3/1910 – 8/3/2024) VÀ 1984 NĂM KHỞI NGHĨA HAI BÀ TRƯNG!

Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng con dấu tại Trường Chính trị tỉnh Thanh Hóa

Đăng lúc: 15:28:21 21/03/2017 (GMT+7)4753 lượt xem

 Nguyễn Thị Phượng
Phòng Tổ chức – Hành chính – Quản trị
 
 
Soạn thảo văn bản trong các cơ quan, tổ chức là một quá trình từ thu thập thông tin, khởi thảo văn bản, sửa chữa bản thảo, phê duyệt và ký ban hành của cấp có thẩm quyền. Trong các công đoạn soạn thảo văn bản thì công đoạn đóng dấu lên văn bản là công đoạn cuối cùng, khẳng định nội dung văn bản đã chính xác và văn bản có hiệu lực pháp lý được thực hiện trong thực tế. Đây là một công tác vừa mang tính pháp lý, vừa mang tính nghiệp vụ và liên quan trực tiếp đến hoạt động của cơ quan, đơn vị cũng như cán bộ công chức trong từng đơn vị. Với ý nghĩa đó, công tác quản lý và sử dụng con dấu có vị trí khá quan trọng trong hoạt động ở các cơ quan, đơn vị.
Theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 của Chính phủ “Về quản lý và sử dụng con dấu” thì con dấu được hiểu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Nhưng tuỳ tính chất của cơ quan và theo quy định của Nhà nước, có nhiều loại con dấu khác nhau về cả hình thức và kích thước. Hình con dấu của cơ quan đóng lên các văn bản là một yếu tố bắt buộc phải có để đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản. Nó là một công cụ quan trọng để các cơ quan ban hành văn bản, để quản lý cơ quan và để khẳng định tư cách pháp nhân của cơ quan.
Trong thời gian qua, được sự quan tâm của Tỉnh uỷ, UBND tỉnh nhà trường đã chủ động phối hợp, tham mưu, đề xuất cho Tỉnh uỷ, UBND tỉnh ban hành các quyết định, đề án về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức. Để khẳng định tính chính xác và giá trị pháp lý của những văn bản trên nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của nhà trườngcó sự đóng góp không nhỏ của công tác văn thư nói chung và công tác quản lý và sử dụng con dấu nói riêng.Công tác quản lý và sử dụng con dấu được Ban Giám hiệu quan tâm, chỉ đạo, kiểm tra thường xuyên đã góp phần thực hiện tốt công tác quản lý, điều hành các hoạt động của nhà trường.
Trường có chức năng đào tạo bồi dưỡng cho nên ngoài con dấu sử dụng chất liệu mực để đóng lên văn bản, giấy tờ còn có chức năng cấp văn bằng chứng chỉ, có dán ảnh vì vậy nên được khắc thêm dấu nổi để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ đã được cấp có thẩm quyền cho phép; Con dấu chỉ đóng lên văn bản khi văn bản đã có chữ ký chính thức của Hiệu trưởng và Phó Hiệu trưởng hoặc người được ký thừa lệnh. Những văn bản chưa có chữ ký của người có thẩm quyền thì không đóng dấu. Hiệu trưởng có thẩm quyền ký tất cả các loại văn bản của nhà trường ban hành, Phó Hiệu trưởng có quyền ký thay Hiệu trưởng một số lĩnh vực mà người đó phụ trách. Vì vậy, cán bộ văn thư của nhà trường trước khi đóng dấu lên văn bản đều phải kiểm tra chữ ký của người có thẩm quyền, nội dung kiểm tra gồm kiểm tra thẩm quyền người ký văn bản, chức danh của người ký và mẫu chữ ký đã đăng ký; Văn bản của nhà trường trước khi ban hành được cán bộ văn thư đóng dấu rõ ràng, chính xác, thể hiện đầy đủ các đặc điểm, chi tiết của con dấu lên văn bản. Dấu được đóng đúng chiều, trùm lên từ 1/3 - 1/4 chữ ký ở phía bên trái chữ ký; Con dấu được bảo quản tại bộ phận văn thư một cách chặt chẽ, an toàn, hết giờ làm việc thì con dấu được cất vào tủ có khoá. Trong quá trình làm việc cán bộ văn thư đã giữ gìn con dấu rất cẩn thận không làm rơi, làm dấu cong vênh, biến dạng, làm mất con dấu và tuyệt đối không tự ý giao con dấu cho người khác quản lý khi chưa có lệnh của Hiệu trưởng. Khi làm việc con dấu được treo trên giá để trên bàn làm việc, mỗi con dấu có ký hiệu rõ ràng trên giá để khi sử dụng không bị nhầm lẫn, con dấu được cán bộ văn thư  bảo quản sạch sẽ.
Do làm tốt công tác quản lý và sử dụng con dấu đã góp phần giải quyết công việc của công tác văn thư được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, giữ gìn bí mật của nhà trường, đặc biệt là có thể ngăn chặn được việc lợi dụng văn bản của Nhà trường để làm những công việc trái pháp luật, những văn bản đó sẽ giữ lại đầy đủ bằng chứng pháp lý chứng minh cho mọi hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau và hoạt động của cơ quan một cách chân thực góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị của nhà trường. Song, bên cạnh những kết quả đạt được đó vẫn còn những khó khăn, hạn chế:
Nhà trường vẫn chưa ban hành được các văn bản quy định, quy chế về quản lý và sử  dụng con dấu.Bên cạnh đó, cán bộ công tác văn thư có khi phải làm việc ngoài giờ hành chính do phải ở lại đóng dấu đề thi hoặc do có công văn khẩn cần phải gửi đi; Trường hợp dấu đóng vào văn bản và các loại chứng chỉ đôi khi còn chưa rõ ràng và đẹp; Việc bảo quản con dấu vẫn còn gặp nhiều khó khăn, tủ đựng con dấu chưa đáp ứng nhu cầu sử dụng như chống ẩm, mốc, do công việc phải thường xuyên sử dụng nên việc vệ sinh con dấu vẫn chưa được thực hiện theo định kỳ.
Để công tác văn thư của nhà trường đi vào nề nếp phục vụ hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và triển khai nhiệm vụ cụ thể của nhà trường góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy, nghiên cứu khoa học, trong thời gian tới cần tập trung thực hiện tốt một số giải pháp chủ yếu sau:
Thứ nhất, Tuyển dụng và bố trí cán bộ
Đội ngũ cán bộ là nhân tố quyết định chất lượng hoạt động và sự phát triển của nhà trường.Như Bác Hồ đã từng nói “Cán bộ là cái gốc của mọi công việc” “Muôn việc thành công hay thất bại đều do cán bộ tốt hay kém”. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ luôn được nhà trường quan tâm. Tuy nhiên, để công tác quản lý và sử dụng con dấu nói riêng và công tác văn thư nói chung đạt hiệu quả tốt thì trong thời gian tới nhà trường cần có chính sách cụ thể như sau:
- Về công tác tuyển dụng: Tuyển dụng cán bộ là khâu đầu tiên trong chu trình quản lý cán bộ, có tính quyết định cho sự phát triển của nhà trường. Cán bộ  được tuyển dụng phải có chuyên ngành đào tạo phù hợp với vị trí việc làm, có trình độ năng lực, hiểu biết pháp luật, năm vững các quy định của pháp luật về quản lý và dụng con dấu, có phẩm chất đạo đức tốt, tin cậy, nhiệt tình, trách nhiệm trong công việc.
- Về công tác bố trí cán bộ: Bố trí sắp xếp cán bộ văn thư cần phải đúng về chuyên môn nghiệp để phù hợp với năng lực sở trường của họ, đủ về số lượng để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời gian quy định, cần có sự đổi mới trong cách quản lý nhằm phát huy tính chủ động, tích cực, sáng tạo của từng thành viên trong bộ phận.
Thứ hai, Xây dựng văn bản quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu riêng và công tác văn thư nói chung  trong nhà trường
Việc chưa ban hành được các quy chế, quy định đã làm cho việc triển khai, thực hiện các nội dung về công tác văn thư gặp không ít khó khăn, trong thời gian tới cán bộ văn thư cần phải tham mưu, đề xuất cho Giám hiệu để ban hành các văn bản trên. Quy chế, quy định cần nêu rõ mục tiêu, yêu cầu và phương hướng chính cụ thể cho từng công việc của công tác văn thư Nhà trường  như: (quản lý văn bản đi, đến, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ), của công tác lưu trữ như: (chỉnh lý tài liệu, sắp xếp, giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ, thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị) cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển Nhà trường.
Thứ ba, Bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ
Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ là yếu tố quan trọng tác động trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc. Việc bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ tin học và ngoại ngữ cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư là một nhiệm vụ hết sức quan trọng trong điều kiện hiện nay, việc ứng dụng ngày càng nhiều công nghệ thông tin đòi hỏi cán bộ văn thư cần phải có năng lực đáp ứng được với công nghệ mới, sử dụng thành thạo và làm chủ được những phương tiện kỹ thuật để phục vụ công việc của mình. Vì vậy, Nhà trường cần cử cán bộ đi đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư do Chi Cục Văn thư-lưu trữ tổ chức, tham gia các lớp tin học và tiếng anh do nhà trường tổ chức hoặc đi thực tế ở các trường chính trị để học hỏi kinh nghiệm và cách thức tổ chức hoạt động nhằm phát triển thêm về kiến thức, hoàn thiện phương pháp làm việc, kỹ năng công tác, góp phần hoàn thành tốt công việc được giao.
Thứ tư, Nâng cao tinh thần trách nhiệm và tình yêu nghề.
Tình yêu với nghề trong mỗi cán bộ văn thư là một yếu tố quan trọng tạo nên chất lượng hoạt động của công tác văn thư. Cán bộ văn thư Trường Chính trị  luôn có ý thức trách nhiệm cao với công việc của mình đảm nhiệm, phát huy tính chủ động sáng tạo và sự hứng thú đối với công việc hiện tại; Có tinh thần cầu thị, sáng tạo, dám đổi mới vì sự phát triển của nhà trường; có trách nhiệm với công việc, cẩn thận, ngăn nắp, tỉ mỉ; Về cách ứng xử, giao tiếp với khách đến giao dịch thì thân thiện, niềm nở có văn hóa. 
 Để chất lượng hoạt động của công tác quản lý và sử dụng con dấu ngày càng tốt hơn, cần đòi hỏi sự nỗ lực phấn đấu với tinh thần trách nhiệm cao của đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lấy hiệu quả phục vụ, thành công của học viên, tín nhiệm của xã hội đối với nhà trường làm mục tiêu phấn đấu để xây dựng Trường Chính trị trở thành trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý có chất lượng cao của tỉnh và khu vực Bắc Trung Bộ.
Tài liệu tham khảo
1. Nghị định Số 99/2016/NĐ-CP,  ngày 01/7/2016 của Chính phủ “về quản lý và sử dụng con dấu”.
         2. Hồ Chí Minh, Toàn tập, tập 5, Nxb Chính trị quốc gia, H.2000.
          3. Lương Trọng Thành - Nguyễn Thị Thanh Nhàn - Trần Thị Ngọc Diệp  (Đồng chủ biên). Nâng cao chất lượng đào tao, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý cấp xã ở Thanh Hoá hiện nay, Nxb Chính trị quốc gia, 2016.
 
Số lượt truy cập
Hôm nay:
1622
Hôm qua:
2270
Tuần này:
7835
Tháng này:
57992
Tất cả:
4.356.529