Một số trao đổi trong công tác văn thư, lưu trữ ở Trường Chính trị Thanh Hóa giai đoạn hiện nay

Sinh thời, chủ tịch Hồ Chí Minh chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia"[1] và đánh giá “tài liệu lưu trữ là tài liệu quý giá có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng”[2]. Nhận thức được điều đó, trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc Đảng, Nhà nước không ngừng quan tâm, chú trọng đến công tác văn thư, lưu trữ. Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg, ngày 17 tháng 9 năm 2007 “về ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Viêt Nam” và lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm là ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam - lấy tên là "Ngày lưu trữ Việt Nam" nhằm nâng cao nhận thức, tinh thần trách nhiệm của người làm công tác văn thư, lưu trữ nói riêng và nhận thức của toàn xã hội trong việc bảo vệ và phát huy tài liệu có giá trị phục vụ sự nghiệp bảo vệ và xây dựng đất nước. Trong tổ chức và hoạt động ở mỗi cơ quan, đơn vị, công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu. Bởi lẽ, công tác văn thư, lưu trữ sẽ là “huyết mạch” trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu tin cậy, hợp pháp đóng vai trò quan trọng giúp ban lãnh đạo, phòng ban, tổ chức, cá nhân, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mình.

Công tác văn thư và lưu trữ là hai hoạt động có nhiệm vụ khác nhau nhưng trong quá trình hoạt động không tách biệt mà luôn có sự gắn bó chặt chẽ với nhau, hỗ trợ nhau. Nhiệm vụ công tác văn thư là quá trình soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư, lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ.... Còn nhiệm vụ của công tác lưu trữ là lựa chọn, bảo quản, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng thông tin của cơ quan, đơn vị. Công tác văn thư là tiền đề cho công tác lưu trữ, những tài liệu văn thư có giá trị sau khi giải quyết xong ở bộ phận văn thư sẽ được lập hồ sơ, chọn lọc, phân loại và nộp vào lưu trữ. Do đó, làm tốt công tác văn thư sẽ tạo điều kiện cho công tác lưu trữ sau này, ngược lại, làm tốt công tác lưu trữ là điều kiện tốt cho hoạt động cung cấp thông tin, truyền tin cho công tác văn thư tiếp theo. Thực tế cho thấy, hiệu quả hoạt động của cơ quan, đơn vị phụ thuộc một phần không nhỏ vào công tác văn thư, lưu trữ thực hiện tốt hay không tốt. Việc tiếp nhận văn bản đến, ban hành công văn đi hay việc lưu trữ các tài liệu, hồ sơ là mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, là bước khởi đầu của quá trình xử lý thông tin. Đây là một công tác vừa mang tính chính trị, vừa mang tính nghiệp vụ và liên quan trực tiếp đến hoạt động của cơ quan, đơn vị cũng như cán bộ công chức trong từng đơn vị. Với ý nghĩa đó, công tác văn thư, lưu trữ có vị trí khá quan trọng trong hoạt động ở các cơ quan, đơn vị.

Trong thời gian qua, ở Trường Chính trị tỉnh Thanh Hóa, công tác văn thư, lưu trữ được Giám hiệu quan tâm, chỉ đạo nên đã từng bước đi vào nề nếp góp phần thực hiện tốt công tác quản lý, điều hành của Giám hiệu và các hoạt động của nhà trường.

 Hiện tại số lượng làm tại bộ phận này có 02 cán bộ, 01 cán bộ làm công tác lưu trữ, 01 cán bộ làm công tác văn thư và đánh máy. Các đồng chí cán bộ được bố trí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đã được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ, có khả năng đáp ứng công việc được phân công. Cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ công tác văn thư, lưu trữ ở trường như máy tính, máy fax, điện thoại, máy photocopy, máy scan…  Phòng lưu trữ hồ sơ, tủ đựng hồ sơ, bảo quản hồ sơ về cơ bản từng bước được nâng cấp và đầu tư.    

Song, bên cạnh những kết quả đạt được đó, công tác văn thư, lưu trữ của Trường Chính trị Tỉnh Thanh Hóa hiện nay vẫn còn những khó khăn, hạn chế:

Đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ trình độ không đồng đều, trong quá trình làm việc còn thụ động, ít sáng tạo, quen làm việc thủ công (đây là tình trạng chung của cán bộ công nhân viên trong cơ quan Nhà nước). Bên cạnh đó, cán bộ công tác văn thư, lưu trữ phải làm việc vất vả, có khi phải làm việc ngoài giờ hành chính do có công văn khẩn, trong khi đó lương cho đội ngũ này thì thấp hơn cán bộ viên chức trong trường (mặc dù cộng thêm 0,2 đặc thù ngành - độc hại)

Hàng năm nhà trường cử cán bộ văn thư tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư được mở tại trường, các lớp do Chi Cục Văn thư, lưu trữ tổ chức, ngoài ra cử tham gia lớp Trung cấp lý luận chính trị - hành chính, lớp chuyên viên để cung cấp kiến thức lý luận cơ bản, trang bị kỹ năng, cách thức hoạt động thực thi công việc, giáo dục thái độ thực hiện công việc thể hiện sự nhiệt tình, tinh thần trách nhiệm của người cán bộ, công chức góp phần xây dựng đội ngũ cán bộ văn thư chính quy, chuyên nghiệp.

          Cùng với quá trình hoàn thiện mô hình quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Nhà nước thì  ban lãnh đạo nhà trường cần thiết phải chú trọng, đầu tư cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ công tác văn thư, lưu trữ. Bên cạnh đó kho lưu trữ bảo quản tài liệu cần phải trang bị thêm đủ bàn, ghế làm việc; tủ, giá kệ đựng tài liệu, hộp bảo quản, cặp 3 dây, bìa hồ sơ, máy điều hòa nhiệt độ, đồng hồ treo tường, máy hút ẩm, máy hút bụi, báo cháy tự động, bình chữa cháy, nhiệt kế, ẩm kế… và các vật phẩm văn phòng cần thiết theo đúng tiêu chuẩn của ngành văn thư, lưu trữ.

 Tài liệu tham khảo

          3. Báo cáo tình hình công tác văn thư, lưu trữ năm 2015, Số: 14 /BC-TrCT, ngày 07/01/2016 của Trường Chính trị tỉnh Thanh Hóa.

 

 

 

---